Nutzungsmodelle
- Free-Plan: Einmaliger Rechnungsgenerator ohne Anmeldung, ohne Datenspeicherung.
- Pro-Plan: Vollständige Rechnungsverwaltung mit Kundenstamm, Artikelverwaltung, Vorlagen, Teamnutzung und optionalem API-Zugriff.
Benutzerhandbuch für RECHNUNGSCLOUD
Das Handbuch für den Einsatz von RECHNUNGSCLOUD
Dieses Handbuch erklärt die wichtigsten Bereiche der Anwendung aus Anwendersicht. Sie erfahren, wofür ein Bereich gedacht ist, welche Funktionen Sie dort nutzen können und worauf Sie im Alltag achten sollten.
1. Übersicht
RECHNUNGSCLOUD ist eine webbasierte Anwendung zur Erstellung von Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung. Sie richtet sich an Einzelpersonen und Unternehmen, die rechtskonforme elektronische Rechnungen erzeugen möchten.
Unterstützte Rechnungsformate
- ZUGFeRD – Hybrides PDF-Rechnungsformat mit eingebetteter XML-Datei (EN 16931)
- XRechnung – Rein maschinenlesbare XML-Rechnung (Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland)
2. Zugang und Anmeldung
Die Anmeldung erfolgt über unseren sicheren dokubuch Authentifizierungsprovider.
Anmeldeoptionen
Neben der normalen E-Mail-/Passwort-Anmeldung stehen Social Logins via Microsoft, Google und GitHub zur Verfügung.
Sprache und Darstellung
Nach der Anmeldung können Nutzer in den Profileinstellungen die bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch) sowie das Darstellungsthema (Hell oder Dunkel) auswählen.
3. Free-Plan – Einmaliger Rechnungsgenerator
Der Free-Plan-Generator ist erreichbar und erfordert keine Anmeldung.
Funktionen
- Eingabe aller Rechnungsdaten direkt im Browser
- Auswahl des Ausgabeformats: ZUGFeRD oder XRechnung
- Direkte Erzeugung der Rechnung als PDF und/oder XML zum Herunterladen
- Keine Datenspeicherung: Die eingegebenen Daten werden nach der Erzeugung nicht gespeichert
Eingabefelder
Verkäuferdaten: Unternehmensname, Anschrift, Bankdaten
Käuferdaten: Unternehmens- oder Personenname, Anschrift
Rechnungspositionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis, MwSt.-Satz
Rechnungsmetadaten: Nummer, Datum, Leistungsdatum, Zahlungsziel, optionaler Freitext
Einschränkungen
- Keine Speicherung der Rechnung oder der Eingabedaten
- Keine Kundenverwaltung, keine Artikelstammdaten, keine Vorlagen
- Keine Teamnutzung, kein API-Zugriff
4. Pro-Plan – Vollständige Rechnungsverwaltung
Der Pro-Plan bietet dauerhaften Zugang zu allen Funktionen der Anwendung und erfordert eine Anmeldung und ein aktives Abonnement.
Pro-Plan buchen
Unter Mein Konto → Pro-Plan buchen kann das Abonnement abgeschlossen werden.
- Monatlicher Preis: 5,00 EUR (brutto), Abrechnung monatlich im Voraus
- Widerrufsrecht: 14 Tage ab Buchung
- Kündigung: Jederzeit zum Ende der laufenden Periode
Rechnungen erstellen und verwalten
Über Pro → Rechnungen werden alle Rechnungen als Liste angezeigt. Neue Rechnungen entstehen über die Schaltfläche „Neue Rechnung". Die Rechnungsnummer wird automatisch aus der konfigurierten Sequenz vergeben.
Rechnungen können als Vorlage gespeichert werden, um bei wiederkehrenden Rechnungstypen Eingabeaufwand zu sparen.
Rechnungsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht erzeugt, bearbeitbar |
| Erzeugt | Rechnung wurde erfolgreich als PDF/XML generiert |
| Gespeichert | PDF und XML wurden sicher abgelegt |
| Fehlgeschlagen | Erzeugung ist fehlgeschlagen |
5. Stammdaten
Der Bereich Pro → Stammdaten enthält alle Verwaltungsseiten für die Grunddaten des Kontos.
Kunden
Kundendatensätze dauerhaft anlegen, bearbeiten und verwalten. Beim Erstellen einer neuen Rechnung kann ein Kunde direkt aus dem Stamm ausgewählt werden. Standard-Zahlungsart und Standard-Rabatt werden automatisch übernommen.
Artikel
Artikel mit Bezeichnung, Beschreibung, Einheit (Standard: Stk), Netto-Einzelpreis und MwSt.-Satz anlegen und beim Erstellen einer Rechnung auswählen. Artikelnummern (SKU) werden automatisch vergeben.
Zahlungsarten
Eigene Zahlungsarten mit Bezeichnung und optionalen Zahlungshinweisen anlegen. Verfügbare Typen: Rechnung, SEPA, PayPal, Kreditkarte, Überweisung, Sonstige.
Rechnungsvorlagen
Vorlagen enthalten vordefinierte Positionen und Rechnungsdaten. Sie können aus bestehenden Rechnungen heraus gespeichert und beim Erstellen neuer Rechnungen als Ausgangsbasis genutzt werden.
6. Mein Konto
Unter Mein Konto werden alle kontoübergreifenden Einstellungen verwaltet.
Unternehmens- und Absenderdaten (Verkäuferprofil)
Name, Anschrift, Bankdaten, Logo, Angaben zur Geschäftsführung und Handelsregistereintrag. Diese Daten erscheinen auf allen erzeugten Rechnungen als Absender.
Rechnungsadresse
Für die monatliche App-Rechnung wird eine separate Rechnungsadresse hinterlegt.
App-Rechnungen
Monatliche Abrechnungen des Pro-Abonnements sind einsehbar und als PDF herunterladbar.
Kündigung und Widerruf
Die Kündigung ist jederzeit zum Ende der laufenden Periode möglich. Innerhalb von 14 Tagen ab Buchung kann der Vertrag zudem widerrufen werden – auch B2B- und B2G-Kunden räumen wir diese Möglichkeit ein. Der Widerruf führt zur sofortigen und unwiderruflichen Löschung des Kontos und aller Daten. Beides lösen Sie direkt unter „Mein Konto" aus; eine Übersicht mit dem direkten Link finden Sie auf der Seite Vertrag widerrufen.
7. Team und Zusatzbenutzer
Pro-Plan-Inhaber können weitere Benutzer in ihr Kundenkonto einladen.
Zusatzbenutzer einladen
Unter „Mein Konto" die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person eintragen. Nach der Anmeldung des Eingeladenen wird die Einladung automatisch über den E-Mail-Abgleich zugeordnet. Der Kontoinhaber kann die Rolle „Admin" pro Zusatzbenutzer vergeben oder wieder entziehen.
Berechtigungen
Ohne Admin-Rolle können Zusatzbenutzer Rechnungen und Stammdaten einsehen und bearbeiten. Verwaltungsbereiche wie Kontokündigung, Zahlungsartenverwaltung oder Teamberechtigung bleiben in diesem Fall dem Kontoinhaber vorbehalten. Wird einem Zusatzbenutzer die Rolle „Admin" vergeben, hat dieser die gleichen Rechte wie der Kontoinhaber.
Kosten
4,00 EUR brutto pro Zusatzbenutzer und Monat, taggenau anteilig berechnet.
8. API-Zugriff
Die REST-API ermöglicht den programmatischen Zugriff auf Kunden, Artikel und Rechnungen des eigenen Pro-Kontos.
API aktivieren
Unter „Mein Konto → API-Nutzung aktivieren". Die Aktivierung ist sofort wirksam. Kosten: 4,00 EUR brutto/Monat, taggenau anteilig.
Token ausstellen
Nach der Aktivierung können Bearer-Token mit Laufzeiten von 3, 6 oder 12 Monaten ausgestellt werden. Pro Konto sind maximal 2 aktive Token gleichzeitig möglich.
Dokumentation
Die vollständige API-Dokumentation im OpenAPI/Swagger-Format ist unter /api/docs/ abrufbar.
9. Abrechnung und Zahlungsarten
Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus.
Zahlungsarten für das Abonnement
- Rechnung (Zahlung per Überweisung)
- SEPA-Lastschrift
- Mollie (Online-Zahlung)
SEPA-Lastschrift einrichten
Unter „Mein Konto → Zahlungsart ändern" kann SEPA gewählt und ein Mandat mit IBAN und BIC eingerichtet werden. Das Mandat ist als PDF abrufbar. IBAN und BIC werden verschlüsselt gespeichert.
10. Datensicherung und Export
Pro-Kunden können jederzeit alle Kontodaten exportieren.
Export durchführen
Unter „Pro → Stammdaten → Datensicherung" kann ein vollständiger Export aller Kontodaten (Rechnungen, Kunden, Artikel, Dokumente) als Archivdatei heruntergeladen werden.
AV-Vertrag
Pro-Kunden können unter „Mein Konto → AV-Vertrag" einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Voraussetzung ist eine vollständige Rechnungsadresse. Der Vertrag wird automatisch erstellt und als PDF bereitgestellt.
Loslegen mit RECHNUNGSCLOUD
Starten Sie kostenlos mit dem Free-Plan oder buchen Sie den Pro-Plan für die vollständige Rechnungsverwaltung.