FAQ: Häufige Fragen und Antworten zu RECHNUNGSCLOUD

Was ist RECHNUNGSCLOUD?

RECHNUNGSCLOUD ist eine webbasierte Anwendung zur Erstellung normkonformer elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Sie bietet einen kostenlosen Einmal-Generator ohne Anmeldung sowie einen Pro-Plan mit dauerhafter Rechnungsverwaltung, Stammdaten und optionalem API-Zugriff.

Welche Rechnungsformate werden unterstützt?

Unterstützt werden:

• ZUGFeRD – Ein hybrides PDF-Dokument mit eingebetteter maschinenlesbarer XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931.
• XRechnung – Eine rein maschinenlesbare XML-Datei, die dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entspricht.

Ist eine Installation notwendig?

Nein. RECHNUNGSCLOUD läuft vollständig im Browser. Es ist keine Software-Installation erforderlich.

Gibt es eine mobile Ansicht?

Die Anwendung ist browserbasiert und kann auf mobilen Geräten geöffnet werden. Eine dedizierte Mobile-App existiert nicht.

Wie kann ich das Layout der Rechnungs-PDF (ZUGFeRD) ändern?

Wir bieten ein festes Layout-Format an, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie können Ihr eigenes Logo hochladen und durch die Angabe aller Verkäuferdaten einen standardisierten Footer für ein seriöses Erscheinungsbild sorgen.

Was kann ich im Free-Plan tun?

Im Free-Plan steht ein Rechnungsgenerator zur Verfügung, der ohne Anmeldung erreichbar ist. Die Eingaben werden nach der Erzeugung der Rechnung nicht gespeichert. Das Ergebnis kann als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML heruntergeladen werden.

Brauche ich ein Konto für den Free-Plan?

Nein. Der Rechnungsgenerator des Free-Plans ist ohne Registrierung und Anmeldung zugänglich.

Wieso bietet dokubuch das kostenlos an, gibt es einen Haken?

Es gibt keinen Haken, versprochen! In der Free-Variante werden keinerlei eingegebene Daten oder erzeugte Rechnungen gespeichert. Sie können E-Rechnung so oft, wie Sie möchten, benutzen. Es gibt keinen Haken, natürlich wünschen wir uns, dass wir Sie auch vom Pro-Plan überzeugen können.

Werden meine Daten im Free-Plan gespeichert?

Nein. Im Free-Plan werden keinerlei Eingaben oder erzeugte Dokumente serverseitig gespeichert. Jeder Aufruf ist ein eigenständiger Vorgang.

Wie viele Rechnungen kann ich im Free-Plan erstellen?

Es gibt keine feste Begrenzung für die Gesamtanzahl der Erzeugungsvorgänge im Free-Plan. Jede Erzeugung ist ein einmaliger Vorgang ohne Speicherung.

Gibt es ein Limit bei der Erstellung von Free-Rechnungen?

Ja. Im Free-Plan können bis zu 3 Rechnungen pro Minute erstellt werden. Eine Gesamtbegrenzung für die Anzahl der Rechnungen gibt es nicht.

Kann ich im Free-Plan mehrere Positionen in einer Rechnung angeben?

Ja. Es können beliebig viele Rechnungspositionen eingetragen werden.

Kann ich im Free-Plan Rabatte angeben?

Ja. Ein prozentualer Rabatt auf den Gesamt-Nettobetrag kann angegeben werden.

Kann ich im Free-Plan Freitext hinzufügen?

Ja. Es gibt optionale Felder für einen Einleitungstext und einen Schlusstext.

Gibt es sichtbare Brandings oder Wasserzeichen auf dem PDF?

Nein, wir verzichten auf solche Merkmale.

Was bietet der Pro-Plan gegenüber dem Free-Plan?

Der Pro-Plan ermöglicht die dauerhafte Speicherung von Rechnungen, Entwürfen und Stammdaten (Kunden, Artikel, Zahlungsarten, Vorlagen). Rechnungen können jederzeit wieder aufgerufen, heruntergeladen und als Vorlage für neue Rechnungen genutzt werden. Zudem sind Teamnutzung über zusätzliche Benutzer und optionaler API-Zugriff möglich.

Wie viel kostet der Pro-Plan?

Der Pro-Plan kostet 5,00 EUR brutto pro Monat inkl. 19 % MwSt. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus.

Kann ich den Pro-Plan monatlich kündigen?

Ja. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende der laufenden Periode möglich. Bis zum Ablauf der Periode bleibt der Zugang vollständig erhalten.

Was passiert nach der Kündigung des Pro-Plans?

Nach dem Ende der bezahlten Periode wird das Konto einschließlich aller gespeicherten Daten gelöscht.

Gibt es ein Widerrufsrecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach der Buchung des Pro-Plans kann der Vertrag widerrufen werden. Der Widerruf führt zur sofortigen und unwiderruflichen Löschung des Kontos und aller gespeicherten Daten. Im Rahmen einer Geld-Zurück-Garantie können auch B2B- und B2G-Kunden einen Vertrag innerhalb von 14 Tagen widerrufen. Selbstverständlich online unter „Mein Konto". Eine Übersicht mit dem direkten Link zu Ihrem Kundenkonto finden Sie unter Vertrag widerrufen.

Wie wird eine Rechnung automatisch nummeriert?

Die Rechnungsnummer wird aus einer konfigurierbaren Sequenz vergeben. Standardmäßig wird das Präfix „DBR-" gefolgt von einer aufsteigenden Zahl vergeben. Präfix und Startnummer können unter „Stammdaten" angepasst werden.

Kann ich Kunden anlegen und wiederverwenden?

Ja. Im Kundenstamm werden Kundendaten dauerhaft gespeichert. Beim Erstellen einer neuen Rechnung kann ein Kunde direkt aus dem Stamm ausgewählt werden. Dabei wird auch eine ggf. hinterlegte Standard-Zahlungsart und ein Standard-Rabatt automatisch übernommen.

Kann ich Artikel mit Preisen hinterlegen?

Ja. Im Artikelstamm können Artikel mit Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Netto-Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz gespeichert und beim Erstellen einer Rechnung ausgewählt werden.

Was sind Rechnungsvorlagen?

Vorlagen enthalten vordefinierte Positionen und Rechnungsdaten. Sie können beim Erstellen einer neuen Rechnung als Ausgangspunkt ausgewählt werden und sparen Eingabeaufwand bei wiederkehrenden Rechnungstypen. Vorlagen können direkt aus bestehenden Rechnungen gespeichert werden.

Kann ich das Konto mit anderen teilen?

Ja. Unter „Mein Konto" können weitere Nutzer eingeladen werden. Ohne Admin-Rolle können zusätzliche Benutzer Rechnungen erstellen und Stammdaten bearbeiten, während Kontoeinstellungen dem Kontoinhaber vorbehalten bleiben. Vergibt der Kontoinhaber die Rolle „Admin", hat der zusätzliche Benutzer die gleichen Rechte wie der Kontoinhaber.

Was kostet ein Zusatzbenutzer?

4,00 EUR inkl. 19 % MwSt. pro Benutzer und Monat. Die Abrechnung erfolgt taggenau anteilig, wenn ein Benutzer nicht zum Beginn der Periode hinzukommt.

Was können zusätzliche Benutzer tun?

Ohne Admin-Rolle können zusätzliche Benutzer Rechnungen und Stammdaten einsehen und bearbeiten. Verwaltungsbereiche wie Kontokündigung, Zahlungsartenverwaltung oder Teamberechtigung sind dann nicht zugänglich. Wird die Rolle „Admin" vergeben, hat der zusätzliche Benutzer die gleichen Rechte wie der Kontoinhaber.

Wie funktioniert die Einladung neuer Teammitglieder?

Es wird die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person eingetragen. Nach der Anmeldung des Eingeladenen wird die Einladung automatisch über den E-Mail-Abgleich zugeordnet.

Was ist die API von RECHNUNGSCLOUD?

Die REST-API ermöglicht den programmatischen Zugriff auf Kunden, Artikel und Rechnungen des eigenen Pro-Kontos. Sie eignet sich für die Anbindung eigener Systeme oder die Automatisierung wiederkehrender Abläufe.

Was kostet die API-Nutzung?

4,00 EUR brutto pro Monat, zusätzlich zum Pro-Plan. Die Abrechnung erfolgt taggenau anteilig bei Aktivierung innerhalb einer laufenden Pro-Plan-Periode.

Wie aktiviere ich die API?

Unter „Mein Konto → API-Nutzung aktivieren". Die Aktivierung ist sofort wirksam.

Wie erhalte ich einen API-Token?

Nach der Aktivierung der API-Nutzung können unter „Mein Konto" Bearer-Token ausgestellt werden. Pro Konto sind maximal 2 aktive Token gleichzeitig möglich.

Welche Laufzeiten haben API-Token?

Bei der Ausstellung kann eine Laufzeit von 3, 6 oder 12 Monaten gewählt werden.

Wo finde ich die API-Dokumentation?

Die vollständige API-Dokumentation im OpenAPI/Swagger-Format ist unter /api/docs/ abrufbar.

Gibt es ein Limit für API-Aufrufe?

Ja. Die API ist auf 10 Anfragen pro Minute begrenzt. Bei Überschreitung dieses Limits wird die Anfrage mit HTTP 429 (Too Many Requests) abgewiesen.

Kann ich die API kündigen, ohne den Pro-Plan zu kündigen?

Ja. Die API-Nutzung kann unabhängig vom Pro-Plan zum Ende der laufenden Periode gekündigt werden. Der Pro-Plan bleibt davon unberührt.

Wie erhalte ich meine App-Rechnungen?

Monatliche App-Rechnungen sind unter „Mein Konto → App-Rechnungen" einsehbar und als PDF herunterladbar. Sie werden automatisch einen Tag nach dem jeweiligen Periodenstart erzeugt.

Welche Zahlungsarten werden für das Abonnement unterstützt?

Für die Zahlung des Pro-Abonnements stehen folgende Zahlungsarten zur Verfügung: Rechnung (Zahlung per Überweisung), SEPA-Lastschrift und Mollie (Online-Zahlung).

Wie richte ich eine SEPA-Lastschrift ein?

Unter „Mein Konto → Zahlungsart ändern" kann SEPA-Lastschrift gewählt und ein Mandat mit IBAN und BIC eingerichtet werden. Das online unterzeichnete Mandat ist als PDF abrufbar.

Werden meine IBAN und BIC sicher gespeichert?

Ja. IBAN, BIC und die Mandatsreferenz werden verschlüsselt (Fernet-Verschlüsselung) gespeichert und sind nicht im Klartext zugänglich.

Wie sicher sind meine Daten?

Sensible Daten wie IBAN, BIC und SEPA-Mandatsreferenzen werden verschlüsselt gespeichert. Rechnungsdokumente werden ebenfalls verschlüsselt in einem sicheren Speicher abgelegt. API-Token werden nur als kryptografischer Hash (SHA256) gespeichert und können nicht im Klartext abgerufen werden.

Kann ich einen AV-Vertrag abschließen?

Ja. Pro-Kunden können unter „Mein Konto → AV-Vertrag" einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Voraussetzung ist eine vollständige Rechnungsadresse. Der Vertrag wird automatisch erstellt und als PDF bereitgestellt.

Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung des Pro-Plans?

Nach Ablauf der bezahlten Periode werden das Konto und alle gespeicherten Daten (Rechnungen, Kunden, Artikel, Dokumente, Mandate) vollständig gelöscht.

Kann ich meine Daten vor der Kündigung exportieren?

Ja. Unter „Pro → Stammdaten → Datensicherung" kann jederzeit ein vollständiger Export aller Kontodaten als Archivdatei heruntergeladen werden.

Kann ich eine fertige E-Rechnung prüfen lassen?

Ja. Mit dem kostenlosen E-Rechnung Validator prüfen Sie ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML-Dateien auf Struktur und zentrale EN-16931-Pflichtfelder. Der Validator ist ohne Login direkt im Browser nutzbar.

Welche Formate kann der Validator prüfen?

Geprüft werden ZUGFeRD-PDFs sowie XRechnung-XML-Dateien im UBL- und im CII-Format. Bei ZUGFeRD wird die im PDF eingebettete XML automatisch extrahiert. Zulässig sind PDF- und XML-Dateien bis 20 MB.

Wird meine Datei beim Validator gespeichert?

Nein. Die hochgeladene Datei wird nur temporär im Arbeitsspeicher für die Prüfung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Ein Login ist nicht erforderlich.

Ist der Validator eine rechtsverbindliche Konformitätsprüfung?

Nein. Der Validator ist eine schnelle, kostenlose Vorprüfung der Struktur und zentraler Pflichtfelder. Eine vollständige Schematron-Validierung mit den offiziellen Validator-Paketen ist nicht Bestandteil dieser Funktion.

In welcher Sprache ist die Oberfläche verfügbar?

Deutsch und Englisch. Die bevorzugte Sprache kann in den Profileinstellungen ausgewählt werden.