FAQ: Häufige Fragen und Antworten zu dokubuch NOTES
Dokumente & Dashboard
Wie finde ich ein Dokument schnell wieder?
Nutzen Sie im Dashboard die Suche und die Filter, zum Beispiel Dokumenttyp, Gruppe und Tags. So können Sie die Liste schnell eingrenzen. Einen kompakten Überblick dazu finden Sie auch auf der NOTES-Seite bei den Funktionen.
Was sehe ich im Dashboard?
Sie sehen dort Ihre eigenen Dokumente, mit Ihnen geteilte Dokumente und Gruppendokumente in einer Übersicht.
Warum kann ich kein neues Dokument anlegen?
Häufig liegt es am Serviceplan-Limit, zum Beispiel am Dokumentenlimit, oder daran, dass Ihr Benutzer zur Löschung vorgemerkt ist. Die planabhängigen Grenzen sehen Sie auf der Seite zu Serviceplänen und Preisen.
Wer darf ein Dokument bearbeiten?
Bearbeiten dürfen der Eigentümer, Mitglieder einer zugeordneten Gruppe und Benutzer mit Bearbeitungsfreigabe.
Warum ist ein Dokument gerade gesperrt?
Das Dokument wird bereits auf einem anderen Gerät oder von einem anderen Benutzer bearbeitet. Damit werden gleichzeitige Änderungen und Datenverlust vermieden.
Wer darf ein Dokument löschen?
Löschen darf nur der Eigentümer. Beim Löschen landet das Dokument zuerst im Papierkorb.
Kann ich gelöschte Dokumente wiederherstellen?
Ja. Im Papierkorb können Sie eigene Dokumente wiederherstellen oder endgültig löschen.
Wie teile ich ein Dokument?
In der Dokumentansicht über Freigaben. Dort legen Sie die E-Mail und den Zugriff fest, also nur ansehen oder bearbeiten.
Warum funktionieren Freigaben bei mir nicht?
Freigaben hängen vom Serviceplan ab. Manche Pläne erlauben keine Freigaben oder nur interne Freigaben. Die Unterschiede sind auf der Übersicht der Servicepläne zusammengefasst.
Wofür sind Tags?
Tags helfen beim Strukturieren und Wiederfinden. Sie können damit im Dashboard gezielt filtern.
Benutzer, Gruppen und Freigaben
Wer darf Benutzer im Kundenkonto verwalten?
Das können Kontoadmins. Normale Benutzer eines Kundenkontos sehen die Seite, können dort aber keine Änderungen durchführen.
Wie lade ich neue Benutzer ein?
Über den Bereich Einladungen mit der E-Mail-Adresse der Person. Die Einladung kann später erneut gesendet werden.
Wie lange ist eine Einladung gültig?
Einladungen sind 7 Tage lang gültig. Ist eine Einladung abgelaufen, wird sie aus der Liste der Einladungen entfernt.
Warum kann eine Einladung nicht angenommen werden?
Typische Gründe sind falsche E-Mail beim Annehmen, Mitgliedschaft in einem anderen Kundenkonto oder eine für SSO reservierte Domain.
Was sind Gruppen?
Gruppen bündeln mehrere Benutzer eines Kundenkontos. Gruppendokumente können von den Gruppenmitgliedern bearbeitet werden. Wie Teams Gruppen sinnvoll für gemeinsame Dokumentation einsetzen, zeigt die Seite Teamwissen dokumentieren.
Wer darf Gruppen anlegen und verwalten?
Je nach Serviceplan darf jeder Benutzer eigene Gruppen anlegen und verwalten. Nur der Gruppeneigentümer kann Mitglieder hinzufügen und entfernen.
Wann kann eine Gruppe gelöscht werden?
Nur wenn keine weiteren Mitglieder mehr enthalten sind und keine Dokumente mit der Gruppe verknüpft sind.
Kann ich externe Personen in eine Gruppe aufnehmen?
Nein. Gruppen sind für Benutzer innerhalb desselben Kundenkontos gedacht.
Was bedeuten interne und externe Freigaben?
Intern bedeutet Freigabe an Benutzer im Kundenkonto. Extern bedeutet Freigabe an E-Mail-Adressen außerhalb des Kundenkontos.
Können Kontoadmins ihre eigenen Admin-Rechte entfernen?
Nein, der eigene Zugang kann nicht auf diese Weise geändert werden.
Bestellung, Bezahlung, Verträge & Upgrades, Abrechnung
Wo verwalte ich Vertrag und Abrechnung?
Im Bereich Konto und Vertrag. Dort sehen Sie Serviceplan, Rechnungsadresse, Zahlungsart, Rechnungen und Kündigungsstatus. Vorab finden Sie die wichtigsten Tarifunterschiede auf der Seite zu Serviceplänen und Preisen.
Wer darf Vertragsdaten ändern?
Vertragsrelevante Änderungen macht ein Kontoadmin.
Was brauche ich für eine kostenpflichtige Bestellung oder ein Upgrade?
Eine vollständige Rechnungsadresse und eine hinterlegte Zahlungsart.
Wann wird ein Upgrade wirksam?
Sofort. Die Abrechnung erfolgt anteilig innerhalb des laufenden Zeitraums.
Kann ich auch auf einen kleineren Serviceplan wechseln?
Ein direktes Downgrade ist nicht vorgesehen. Bitte kontaktieren Sie bei Bedarf den Support über das Kontaktformular.
Warum ist ein weiteres Upgrade gerade gesperrt?
Nach einem Upgrade kann ein weiteres Upgrade erst möglich sein, wenn Sie Ihre Rechnung für das vorherige Upgrade erhalten haben.
Welche Zahlungsarten gibt es?
Je nach Freischaltung im System zum Beispiel SEPA-Lastschrift oder Rechnung. Mollie ist in Vorbereitung.
Wo finde ich meine Rechnungen?
Im Vertragsbereich unter Rechnungen können Sie vorhandene Rechnungen herunterladen. Sie erhalten Ihre Rechnungen außerdem an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse.
Was zeigt der Abrechnungsstatus?
Eine aktuelle Vorschau für den laufenden Monat, zum Beispiel Nutzerzahl, Dokumente, Upload-Bilder und voraussichtliche Kosten.
Was passiert bei einer Kündigung?
Die Kündigung wird vorgemerkt und zum Ende der Laufzeit wirksam. Bis dahin kann ein Kontoadmin die Kündigung widerrufen.
Was ist ein Widerruf und wann ist er möglich?
Für Privatkunden ist ein Widerruf in der Frist nach Vertragsbeginn möglich. Nach Auslösung werden die meisten Funktionen sofort gesperrt und die Bearbeitung des Widerrufs eingeleitet. Wir räumen freiwillig auch Geschäftskunden diese Möglichkeit ein. Hier finden Sie die Widerrufsbelehrung.
Warum ist mein Kundenkonto gesperrt?
Entweder läuft ein Widerruf oder es gibt eine vorübergehende Sperre, zum Beispiel bei offenen Zahlungen.
Authentifizierung, SSO
Wie melde ich mich an?
Je nach Kundenkonto über die normale Anmeldung oder über Single Sign-on, kurz SSO. Mehr zum Einsatz von SSO und Zugriffen finden Sie auf der Seite Sicherheit & DSGVO. Für technische Teams und IT-Admins sind Hinweise zur SSO-Einrichtung auch auf der Seite IT-Dokumentation erwähnt.
Wer kann SSO einrichten?
Wenn der Serviceplan SSO unterstützt, kann dies der Kontoadmin einrichten. Ob SSO für Ihren Plan vorgesehen ist, sehen Sie auf der Übersicht der Servicepläne und auf der Seite Sicherheit & DSGVO.
Wie läuft die SSO-Einrichtung grob ab?
Erst wird die Domain per DNS geprüft, danach wird der Firmen-Login angebunden.
Was bringt die Domain-Zuordnung bei SSO?
Neue Benutzer mit passender E-Mail-Domain können automatisch dem Kundenkonto zugeordnet werden.
Warum kann ich eine Einladung wegen SSO nicht annehmen?
Wenn die E-Mail-Domain bereits einem SSO-Kundenkonto vorbehalten ist, sind Einladungen in andere Kundenkonten gesperrt.
Was ist die Account-Migration bei SSO?
Wenn Ihre Firmen-Domain einem bestehenden SSO-Kundenkonto gehört, müssen Sie Ihre bisherige Login-E-Mail gegebenenfalls auf eine private Adresse umstellen, damit es keinen Konflikt gibt.
Was bedeutet „Zu viele gleichzeitige Anmeldungen“?
Sie haben das Geräte-Limit Ihres Serviceplans erreicht. Sie können alte Sitzungen beenden und sich danach wieder anmelden.
Kann ich andere offene Sitzungen selbst beenden?
Ja, im Profil können Sie andere Sitzungen beenden und bei Bedarf auch eigene Dokumentensperren aufheben.
Kündigung und Benutzer löschen
Was ist der Unterschied zwischen Kündigung und Benutzerlöschung?
Die Kündigung betrifft das gesamte Kundenkonto. Die Benutzerlöschung betrifft einzelne Benutzer eines Kundenkontos.
Wie löscht man einen Benutzer eines Kundenkontos?
Ein Kontoadmin merkt den Benutzer zuerst zur Löschung vor. Die endgültige Löschung erfolgt später, zum Ende des Abrechnungszeitraums.
Was passiert sofort bei einer Löschvormerkung?
Der betroffene Benutzer hat nur noch Leserechte auf eigene Dokumente, kann nichts Neues anlegen und verliert Gruppen- und Freigabezugriffe sowie Admin-Rechte.
Kann eine Löschvormerkung rückgängig gemacht werden?
Ja, bis zur endgültigen Löschung kann ein Kontoadmin die Vormerkung zurücknehmen.
Kann ich mich selbst zur Löschung vormerken?
Nein, das ist nicht möglich.
Was sollte ein zur Löschung vorgemerkter Benutzer tun?
Falls verfügbar, die Datensicherung im Profil nutzen und offene Fragen frühzeitig mit dem Kontoadmin klären.
Was wird bei einer Kündigung des Kundenkontos am Ende gelöscht?
Das gesamte Kundenkonto inklusive Benutzer, Dokumente, Gruppen, Freigaben, Tags, Sicherungen und verknüpfte Konfigurationen.
Kann eine Kündigung widerrufen werden?
Ja, solange das Laufzeitende noch nicht erreicht ist, kann ein Kontoadmin die Kündigungsvormerkung zurücknehmen.
Was passiert nach endgültiger Löschung des Kundenkontos?
Der Zugang ist nicht mehr möglich. Eine neue Registrierung ist später wieder möglich.
Ich habe ein Löschersuchen im Rahmen der DSGVO für einen Benutzer meines Kundenkontos, wie gehe ich vor?
Grundsätzlich können und müssen Sie Benutzer selbstständig als Kontoadmin zur Löschung vormerken. Der Benutzer würde dann zum Ende des Abrechnungszeitraums automatisch gelöscht. Im Rahmen eines abgeschlossenen AV-Vertrages können Sie uns als Datenschutzverantwortlicher kontaktieren und Ihr Anliegen an datenschutz@dokubuch.de mitteilen. Innerhalb von 72 Stunden löschen wir den Benutzer endgültig und bestätigen Ihnen die Löschung.
Kontakt und Support
Wie erreiche ich den Support?
Sie erreichen unseren Support per E-Mail unter support@dokubuch.de oder per Kontaktformular unter dokubuch.de/kontakt.
Wie sind die Service- und Reaktionszeiten?
Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Wir antworten oder melden uns in der Regel innerhalb eines Werktages.
Wie erreiche ich den Sales-Bereich der dokubuch GmbH?
Unser Sales-Team erreichen Sie ebenfalls Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr per sales@dokubuch.de oder per Kontaktformular unter dokubuch.de/kontakt.